Excel డేటా ఎంట్రీ ఫారం

డేటా నమోదు కోసం దశల వారీ సూచనలు

డేటా ఎంట్రీ రూపంలో Excel యొక్క అంతర్నిర్మిత ఉపయోగించి ఒక ఎక్సెల్ డేటాబేస్లో డేటా నమోదు శీఘ్ర మరియు సులభమైన మార్గం.

ఫారమ్ను ఉపయోగించడం మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది:

• ఒక కొత్త డేటాబేస్ టేబుల్ ప్రారంభించండి లేదా ఇప్పటికే ఉన్న ఒక కొత్త రికార్డులు జోడించడానికి
• ఒక సమయంలో డేటా రికార్డుల ద్వారా స్క్రోల్ చేయండి
• నిర్దిష్ట సమాచారం ఉన్న రికార్డుల కోసం శోధించండి
• అవసరమైన వ్యక్తిగత రికార్డులను సవరించండి లేదా తొలగించండి

త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి డేటా ఎంట్రీ ఫారమ్ ఐకాన్ను జోడించడం గురించి

డేటా ఎంట్రీ రూపం Excel యొక్క అంతర్నిర్మిత డేటా టూల్స్ ఒకటి. మీరు చేయవలసిందల్లా మీ డాటాబేస్లో ఉపయోగించవలసిన నిలువు వరుసల శీర్షికలను అందించుటకు, ఫారం ఐకాన్పై క్లిక్ చేయండి మరియు ఎక్సెల్ మిగిలిన చేస్తుంది.

అయినప్పటికీ, విషయాలను మరింత సవాలు చేయడానికి, Excel 2007 నుండి, మైక్రోసాఫ్ట్ రిబ్బన్లో ఫారం చిహ్నాన్ని చేర్చకూడదని ఎంచుకున్నారు.

త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి ఫారమ్ ఐకాన్ ని జోడించడం ద్వారా డేటా ఎంట్రీ ఫారమ్ను ఉపయోగించడం మొదటి దశ.

ఇది ఒక సారి ఆపరేషన్. ఒకసారి జోడించబడి, త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీలో ఫారమ్ చిహ్నం అందుబాటులో ఉంది.

డేటా ఎంట్రీ ఫారం బటన్ ఫైండింగ్

త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీ Excel లో తరచుగా ఉపయోగించే లక్షణాలకు సత్వరమార్గాలను నిల్వ చేయడానికి ఉపయోగించబడుతుంది. మీరు రిబ్బన్లో అందుబాటులో లేని ఎక్సెల్ లక్షణాలకు సత్వరమార్గాలను జోడించవచ్చు ఇక్కడ కూడా ఉంది.

ఈ లక్షణాలలో ఒకటి డేటా ఎంట్రీ రూపం.

డేటా ఫారమ్ ఒక ఎక్సెల్ డేటాబేస్ టేబుల్కు డేటాను జోడించడానికి శీఘ్ర మరియు సులభమైన మార్గం.

ఏమైనప్పటికీ, మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్సెల్ 2007 తో మొదలయ్యే రిబ్బన్ యొక్క ట్యాబ్లలో ఒకదానికి ఫారమ్ను జోడించకూడదని ఎంచుకుంది.

త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి ఫారమ్ చిహ్నాన్ని ఎలా జోడించాలో మీకు చూపే దశలు క్రింద ఉన్నాయి.

త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి డేటా ఫారమ్ను జోడించండి

1. డ్రాప్ డౌన్ మెనుని తెరవడానికి త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీ చివరిలో డౌన్ బాణం క్లిక్ చేయండి.
2. త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీ డైలాగ్ బాక్స్ను అనుకూలీకరించడానికి జాబితా నుండి మరింత ఆదేశాలను ఎంచుకోండి.
3. డ్రాప్ డౌన్ మెనూను తెరవడానికి లైన్ నుండి ఎంచుకోండి ఆదేశాల ముగింపులో డౌన్ బాణం క్లిక్ చేయండి.
4. ఎడమ చేతి పేన్లో Excel 2007 లో అందుబాటులో ఉన్న అన్ని ఆదేశాలను చూడడానికి జాబితా నుండి అన్ని ఆదేశాలు ఎంచుకోండి.
5. ఫారం ఆదేశం కనుగొనేందుకు ఈ అక్షర జాబితా ద్వారా స్క్రోల్ చేయండి.
6. త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి ఫారం కమాండును జతచేయుటకు కమాండ్ పేన్ల మధ్య Add బటన్పై క్లిక్ చేయండి.
7. సరి క్లిక్ చేయండి.

ఫారం బటన్ ఇప్పుడు త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి చేర్చబడాలి.

డేటాబేస్ ఫీల్డ్ పేర్లను కలుపుతోంది

గతంలో ప్రస్తావించినట్లుగా, Excel లో డేటా ఎంట్రీ ఫారమ్ను ఉపయోగించడానికి మనమంతా మన డేటాబేస్లో ఉపయోగించాల్సిన కాలమ్ శీర్షికలు లేదా ఫీల్డ్ పేర్లను అందించడం.

ఫారమ్ పేర్లను ఫారంగా జోడించడానికి సులభమైన మార్గం మీ వర్క్షీట్లోని కణాలలో వాటిని టైప్ చేయడం. మీరు ఫారమ్లో 32 ఫీల్డ్ పేర్లను చేర్చవచ్చు.

కింది శీర్షికలు E1 కు కణాలు A1 లోకి ఎంటర్:

StudentID
చివరి పేరు
ప్రారంభ
వయసు
ప్రోగ్రామ్

డేటా ఎంట్రీ ఫారం తెరవడం

డేటా ఎంట్రీ ఫారం తెరవడం

1. క్రియాశీల గడి చేయడానికి సెల్ A2 పై క్లిక్ చేయండి.
2. పేజీ 2 లో త్వరిత ప్రాప్తి ఉపకరణపట్టీకి జోడించబడిన ఫారమ్ చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేయండి.
3. ఫారమ్ ఐకాన్ పై క్లిక్ చేస్తే, ఎక్సెల్ నుండి ఒక సందేశాన్ని బాక్స్ రూపానికి హెడింగ్ లను జోడించే అనేక ఎంపికలను కలిగి ఉంటుంది.
4. మనము ఇప్పటికే ఫీల్డ్ పేర్లలో టైపు చేసాము కనుక మనం చేయవలసినదిగా అన్ని శీర్షికలను వాడతాము.
5. అన్ని ఫీల్డ్ పేర్లను కలిగి ఉన్న రూపం తెరపై కనిపిస్తుంది.

ఫారం తో డేటా రికార్డ్స్ కలుపుతోంది

ఫారం తో డేటా రికార్డ్స్ కలుపుతోంది

సమాచార శీర్షికలు డేటాబేస్కు జోడించబడ్డ రికార్డులకు జతచేయబడిన తర్వాత, ఫారమ్ ఫీల్డ్లలో సరైన క్రమంలో డేటాను టైప్ చేయడం యొక్క విషయం మాత్రమే.

ఉదాహరణ రికార్డులు

సరైన శీర్షికల పక్కన ఉన్న ఫారమ్ ఫీల్డ్లలోని డేటాను నమోదు చేయడం ద్వారా డేటాబేస్కు కింది రికార్డులను జోడించండి. రెండవ రికార్డు కోసం ఖాళీలను క్లియర్ చేయడానికి మొదటి రికార్డును నమోదు చేసిన తర్వాత క్రొత్త బటన్పై క్లిక్ చేయండి.

1. స్టూడెంట్ ID : SA267-567
   చివరి పేరు : జోన్స్
   ప్రారంభం : B.
   వయసు : 21
   ప్రోగ్రామ్ : భాషలు
   
   స్టూడెంట్ ID : SA267-211
   చివరి పేరు : విలియమ్స్
   ప్రారంభంలో : J.
   వయసు : 19
   కార్యక్రమం : సైన్స్

చిట్కా: విద్యార్ధి ID సంఖ్యలు (డాష్ భిన్నంగా ఉన్న సంఖ్యలు మాత్రమే) వంటి డేటాను ఎంటర్ చేసేటప్పుడు డేటాను ఎంట్రీని వేగవంతం చేయడానికి మరియు సరళీకృతం చేయడానికి కాపీ మరియు పేస్ట్లను ఉపయోగించండి.

మిగిలిన రికార్డులను ట్యుటోరియల్ డేటాబేస్కు చేర్చడానికి, కణాలు A4 నుండి E11 వరకు ఉన్న చిత్రంలోని మిగిలిన డేటాను నమోదు చేయడానికి ఫారమ్ను ఉపయోగించండి.

ఫారం తో డేటా రికార్డ్స్ కలుపుతోంది (con't)

మిగిలిన రికార్డులను ట్యుటోరియల్ డాటాబేస్కు చేర్చడానికి, కణాలు A4 నుంచి E11 వరకు ఇక్కడ ఉన్న చిత్రంలో మిగిలిన డేటాను నమోదు చేయడానికి ఫారమ్ను ఉపయోగించండి.

ఫారమ్ యొక్క డేటా పరికరాలను ఉపయోగించడం

ఒక డేటాబేస్లో ఒక ప్రధాన సమస్య డేటా యొక్క పరిపూర్ణతను నిర్వహిస్తుంది ఎందుకంటే ఫైల్ పరిమాణం పెరుగుతుంది. దీనికి ఇది అవసరం:

• డేటా లోపాలను ఫిక్సింగ్ లేదా వ్యక్తిగత రికార్డులను నవీకరించడం.
• వాడుకలో లేదా నకిలీ రికార్డులను తొలగిస్తుంది.

డేటా ఎంట్రీ రూపంలో కుడి వైపున ఉన్న పలు టూల్స్ ఉన్నాయి, ఇది డేటాబేస్ నుండి రికార్డులను కనుగొనడం మరియు తొలగించడం లేదా తొలగించడం సులభం చేస్తుంది.

ఈ ఉపకరణాలు:

• ముందు కనుగొను మరియు తదుపరి బటన్లను కనుగొను - ఇవి మీరు ఒక సమయంలో డేటాబేస్ ఒక రికార్డు ద్వారా ముందుకు వెనుకకు మరియు వెనుకకు అనుమతిస్తాయి.
• తొలగించు బటన్ - ఈ డేటాబేస్ నుండి రికార్డులను తొలగించడానికి ఉపయోగిస్తారు.
• పునరుద్ధరణ బటన్ - ఈ బటన్ సవరించబడిన రికార్డులో మార్పులను అన్డు చేయడానికి ఉపయోగించబడుతుంది. అప్పుడప్పుడు, మేము రికార్డుకు తప్పు మార్పులు చేస్తాము లేదా పూర్తిగా తప్పు రికార్డును సవరించవచ్చు. అలా అయితే, ఆ మార్పులను అన్ఇన్స్టాల్ చేయడానికి పునరుద్ధరణ బటన్ను ఉపయోగించవచ్చు.
• గమనిక: పునరుద్ధరణ బటన్ రూపంలో ఉన్న రికార్డు ఉన్నంత వరకు మాత్రమే పనిచేస్తుంది. మరొక రికార్డును మీరు ఆక్సెస్ చెయ్యడం లేదా రూపం మూసివేసిన వెంటనే, పునరుద్ధరణ బటన్ నిష్క్రియం అవుతుంది.
• క్రైటీరియా బటన్ మీరు పేరు, వయస్సు, లేదా ప్రోగ్రామ్ వంటి నిర్దిష్ట ప్రమాణాల ఆధారంగా డేటాబేస్ కోసం డేటాబేస్ను శోధించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ట్యుటోరియల్ యొక్క తదుపరి దశలో ప్రమాణం బటన్ను ఉపయోగించడం ఒక ఉదాహరణ.

ఒక ఫీల్డ్ పేరు ఉపయోగించి రికార్డ్స్ కోసం శోధిస్తోంది

క్రైటీరియా బటన్ మీరు పేరు, వయస్సు లేదా ప్రోగ్రామ్ వంటి ఒకటి లేదా మరిన్ని ఫీల్డ్ పేర్లను ఉపయోగించి రికార్డుల కోసం డేటాబేస్ను శోధించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

ఒక ఫీల్డ్ పేరు ఉపయోగించి రికార్డ్స్ కోసం శోధిస్తోంది

1. రూపంలో ప్రమాణం బటన్పై క్లిక్ చేయండి.
2. ప్రమాణం బటన్పై క్లిక్ చేస్తే అన్ని ఫారమ్ ఫీల్డ్లను క్లియర్ చేస్తుంది కానీ డేటాబేస్ నుండి ఏ డేటాను తొలగించదు.
3. కళాశాలలో ఆర్ట్స్ ప్రోగ్రాంలో నమోదు చేసుకున్న విద్యార్థుల కోసం మేము అన్వేషణ చేయాలనుకున్న ప్రోగ్రామ్ ఫీల్డ్ మరియు టైప్ ఆర్ట్స్పై క్లిక్ చేయండి.
4. తదుపరిది కనుగొను బటన్పై క్లిక్ చేయండి. ఆమె ఆర్ట్స్ ప్రోగ్రాంలో చేరినందున H. థామ్సన్ రికార్డు రూపంలో ఉండాలి.
5. రెండవది మరియు మూడవ సారి కనుగొను బటన్ నొక్కండి మరియు J. గ్రాహం మరియు డబ్ల్యూ. హెండర్సన్ యొక్క రికార్డులు కూడా ఆర్ట్స్ ప్రోగ్రాంలో చేరినందున ఒకదాని తరువాత ఒకటి కనిపించాలి.

ఈ ట్యుటోరియల్ యొక్క తదుపరి దశలో బహుళ ప్రమాణాలతో సరిపోలే రికార్డుల కోసం శోధించే ఉదాహరణ ఉంది.

బహుళ ఫీల్డ్ పేర్లను ఉపయోగించి రికార్డ్స్ కోసం శోధిస్తోంది

ఈ ఉదాహరణలో మేము 18 సంవత్సరాల వయస్సు ఉన్న విద్యార్థుల కోసం అన్వేషిస్తాము మరియు కళాశాలలో ఆర్ట్స్ కార్యక్రమంలో చేరాను. రెండు ప్రమాణాలకు సరిపోలే రికార్డులు మాత్రమే రూపంలో ప్రదర్శించబడాలి.

1. రూపంలో ప్రమాణం బటన్ క్లిక్ చేయండి.
2. వయస్సు క్షేత్రాన్ని మరియు రకాన్ని క్లిక్ చేయండి 18.
3. ప్రోగ్రామ్ ఫీల్డ్ మరియు టైప్ ఆర్ట్స్లో క్లిక్ చేయండి.
4. తదుపరి బటన్ కనుగొను క్లిక్ చేయండి. ఆమె 18 సంవత్సరాల వయస్సు నుండి మరియు ఆర్ట్స్ కార్యక్రమంలో చేరినందున H. థాంప్సన్ యొక్క రికార్డు రూపంలో ఉండాలి.
5. తరువాతి బటన్ను రెండవ సారి క్లిక్ చేసి, జె. గ్రాహమ్కు రికార్డు చేయవలసి ఉంది, అతను 18 ఏళ్ళ వయస్సులో ఉన్నాడు మరియు ఆర్ట్స్ కార్యక్రమంలో చేరాడు.
6. మూడోసారి కనుగొను బటన్ను క్లిక్ చేయండి మరియు జె. గ్రాహమ్ యొక్క రికార్డ్ ఇప్పటికీ రెండు ప్రమాణంతో సరిపోయే ఇతర రికార్డులు లేనందున ఇప్పటికీ కనిపించాలి.

W. హెండర్సన్ యొక్క రికార్డు ఈ ఉదాహరణలో ప్రదర్శించబడదు, ఎందుకంటే అతను ఆర్ట్స్ కార్యక్రమంలో చేరాడు, అతను 18 ఏళ్ళ వయస్సులో లేడు, అందుచే అతను శోధన ప్రమాణం రెండింటినీ సరిపోలలేదు.