Outlook లో పాత మెయిల్ని ఆర్కైవ్ చేయండి మరియు PST ఫైల్ చిన్నగా ఉంచండి

Outlook లో మీరు ఉంచే మెయిల్ కుప్ప వంటిది, కాబట్టి, సాధారణంగా, మీరు ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో దాన్ని చేయడానికి Outlook ను తీసుకుంటుంది. PST ఫైలు పరిమాణం పరిమితి మగ్గాలు. ( క్యాలెండర్లు , పరిచయాలు మరియు ఇమెయిల్స్తో సహా మీ మొత్తం డేటాను Outlook ఉంచుతుంది పేరు PST లేదా "వ్యక్తిగత ఫోల్డర్స్" ఫైల్ ).

ఒక చిన్న PST ఫైలు ఒక ఫాస్ట్ PST ఫైలు

ఎలాగైనా, ఇది మీ ప్రధాన PST ఫైల్ పరిమాణం చిన్న మరియు నిర్వహించదగినదిగా ఉంచడానికి చెల్లిస్తుంది. మీరు Outlook AutoArchive ను ఉపయోగించుకోవచ్చు . లేదా మీరు మీ సందేశాలను మరింత PST ఫైల్స్ మధ్య విభజించండి, ఇది నొప్పిలేకుండా మరియు వేగవంతంగా ఉంటుంది.

Outlook లో పాత మెయిల్ని ఆర్కైవ్ చేయండి మరియు PST ఫైల్ చిన్నగా ఉంచండి

PST ఫైల్ నుండి Outlook లో పాత సందేశాలు యొక్క ఆర్కైవ్ను సృష్టించడానికి మీరు ప్రతిరోజూ ఉపయోగించుకుంటారు:

1. • Outlook 2007 లో:
     1. ఫైల్ ఎంచుకోండి | Outlook లో మెను నుండి డేటా ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ .
   • ఔట్లుక్ 2016 లో:
     1. ఫైల్ను క్లిక్ చేయండి.
     2. సమాచార విభాగానికి వెళ్లండి.
     3. ఖాతా సెట్టింగులను క్లిక్ చేయండి.
     4. చూపిన మెను నుండి ఖాతా సెట్టింగ్లను ఎంచుకోండి ...
     5. డేటా ఫైల్ టాబ్కి వెళ్లండి.
2. జోడించు క్లిక్ చేయండి:
   • ఔట్లుక్ 2016 లో:
     1. ఫైల్ పేరు క్రింద ఆర్కైవ్ పేరును నమోదు చేయండి:.
     2. కావలసినంత ఫార్మాట్ క్రింద సేవ్ చేయండి :; సాధారణంగా, Outlook Data File ను ఎంచుకోండి.
   • Outlook 2007 లో:
     1. కావలసిన ఆకృతిని ఎంచుకోండి. మీరు Outlook 2002 లేదా అంతకంటే ముందు నేరుగా డేటాని యాక్సెస్ చేయకపోతే తప్ప, Office Outlook Personal Folders File (.pst) హైలైట్ చేయడానికి ఇది చాలా సురక్షితం.
     2. సరి క్లిక్ చేయండి.
     3. కావలసిన ఫైల్ పేరును నమోదు చేయండి.
        • వార్షిక ఆర్కైవ్లు బాగా పనిచేస్తాయి, సంవత్సరం తర్వాత పిఎస్.టి ఫైలుని అర్ధం చేస్తాయి. మీరు పెద్ద మెయిల్ను లేదా మరొక స్కీమ్ను ఎదుర్కోవాలనుకుంటే, నెలవారీ ఆర్కైవ్లను మీరు ఎంచుకోవచ్చు. ఫలితంగా ఫలితంగా ఉన్న PST ఫైళ్లు 'పరిమాణాలు ఎక్కడో 1-2 GB ఉంటాయి. పెద్ద ఫైళ్లు తక్కువ సమర్థవంతంగా ఉంటాయి.
     4. సరి క్లిక్ చేయండి.
     5. పేరు కింద ఆర్కైవ్ PST ఫైలు కావలసిన పేరుని టైప్ చెయ్యండి.
        • మళ్ళీ, దాని కంటెంట్లను (నా విషయంలో ఒక సంవత్సరపు మెయిల్ విలువ) తర్వాత మీ ఆర్కైవ్ పేరు పెట్టడానికి అర్ధమే.

1. ఐచ్ఛికంగా, పాస్వర్డ్తో ప్రాప్యతను రక్షించండి .
2. సరి క్లిక్ చేయండి.
3. ఇప్పుడు క్లోజ్ క్లిక్ చేయండి.

మెయిల్ను ఆర్కైవ్కు తరలించండి

మీ కొత్తగా సృష్టించిన ఆర్కైవ్ PST ను సమీకరించటానికి:

• మెయిల్ ఫోల్డర్లు కింద కొత్తగా కనిపించే రూట్ ఫోల్డర్కు మొత్తం ఫోల్డర్లను డ్రాగ్ చేసి డ్రాప్ చెయ్యండి.
  • మీరు ఇప్పటికే "ఆర్కైవ్" ఫోల్డర్ కలిగి ఉన్నట్లయితే ఇది గత సంవత్సరం యొక్క అన్ని మెయిల్ లను కలిగి ఉన్నది. దీనిని PST ఆర్కైవ్లో వదలండి.
• ప్రత్యామ్నాయంగా, వ్యక్తిగత అంశాలను ఆర్కైవ్ చేయడానికి:
  1. మెయిల్ ఫోల్డర్లు కింద మీ ఆర్కైవ్ PST తరువాత కుడి మౌస్ బటన్ను కలిగిన రూట్ ఫోల్డర్ పై క్లిక్ చేయండి.
  2. క్రొత్త ఫోల్డర్ను ఎంచుకోండి ... మెనూ నుండి.
  3. కావలసిన ఫోల్డర్ పేరును టైప్ చేయండి.
  4. ఫోల్డర్ క్రింద మెయిల్ మరియు పోస్ట్ అంశాలు ఎంపిక చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి : మీరు ఇమెయిల్లను ఆర్కైవ్ చేయాలనుకుంటే. ఇతర అంశాలను ఆర్కైవ్ చేయడానికి, తగిన వర్గం ఎంచుకోండి.
  5. సరి క్లిక్ చేయండి.
  6. కొత్తగా సృష్టించిన ఫోల్డర్ పై వ్యక్తిగత లేదా సమూహాల సమూహాలను డ్రాగ్ చేసి డ్రాప్ చేయండి.
• ఫోల్డర్లో (లేదా సమూహ ఫోల్డర్లలో) ఒక నిర్దిష్ట తేదీకి ముందు అన్ని మెయిల్లను తరలించడానికి:
  1. • ఔట్లుక్ 2016 లో:
       1. ఫైల్ను క్లిక్ చేయండి.
       2. సమాచార విభాగానికి వెళ్లండి.
       3. శుభ్రత ఉపకరణాలు క్లిక్ చేయండి.
       4. ఆర్కైవ్ ఎంచుకోండి ... మెనూ నుండి కనిపించింది.
     • Outlook 2007 లో:
       1. ఫైల్ ఎంచుకోండి | Outlook లో మెను నుండి ఆర్కైవ్ చేయండి .
  2. ఈ ఫోల్డర్ను మరియు అన్ని సబ్ఫోల్డర్లను ఆర్కైవ్ చేయండి : ఎంచుకున్నది.
  3. కావలసిన ఫోల్డర్ హైలైట్.
  4. దీనికి పూర్వపు తేదీ ఇమెయిళ్ళను పేర్కొనండి (ఈ సంవత్సరం జనవరి 1 న) మీరు పాత ఆర్కైవ్ అంశాల కంటే పాతదై ఉండాలి: __ .
  5. ఎగువ సృష్టించిన ఆర్కైవ్ PST ఫైల్ను ఎంచుకోవడానికి బ్రౌజ్ ... బటన్ను ఉపయోగించండి.
  6. సరి క్లిక్ చేయండి.

• ఐచ్ఛికంగా, మీ ప్రత్యక్ష PST ఫైల్ను కొత్తగా విడుదల చేసిన స్థలాన్ని వెంటనే దావా వేసేందుకు.

ఆర్కైవ్ PST ఫైల్ను మూసివేయండి

మీరు అన్ని అంశాలను ఆర్కైవ్ చేసిన తర్వాత, మీరు Outlook లో PST ఫైల్ను మూసివేయవచ్చు:

1. కుడి మౌస్ బటన్తో మెయిల్ ఫోల్డర్ల క్రింద మీ ఆర్కైవ్ PST యొక్క మూల ఫోల్డర్పై క్లిక్ చేయండి.
2. మెను నుండి "___" ని మూసివేయి ఎంచుకోండి.

ఒక మూసివేసిన ఆర్కైవ్ PST ఫైలు నుండి మెయిల్ యాక్సెస్

మీరు మూసివేసిన ఆర్కైవ్ PST ఫైల్ నుండి సందేశాలను పొందేందుకు:

1. • ఔట్లుక్ 2016 లో:
     1. ఫైల్ను క్లిక్ చేయండి.
     2. ఓపెన్ & ఎగుమతి ఎంచుకోండి.
     3. ఓపెన్ Outlook డేటా ఫైల్ను క్లిక్ చేయండి.
   • Outlook 2007 లో:
     1. ఫైల్ ఎంచుకోండి | తెరువు | Outlook Data File ... Outlook లో మెను నుండి.
2. కావలసిన ఆర్కైవ్ PST ఫైలు హైలైట్.
3. తెరువు క్లిక్ చేయండి.

PST ఫైలు మరియు దాని ఫోల్డర్లు చర్య కోసం సిద్ధంగా మెయిల్ ఫోల్డర్లు క్రింద కనిపిస్తాయి.