ఒక Microsoft స్ప్రెడ్షీట్ నుండి Microsoft Word మెయిల్ విలీనం ఎలా చేయాలో

మైక్రోసాఫ్ట్ యొక్క మెయిల్ విలీనం లక్షణం, పెద్ద సంఖ్యలో గ్రహీతలకు కొంచెం మార్పులతో అదే పత్రాన్ని పంపించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. స్ప్రెడ్షీట్ వంటి డేటా సోర్స్ డాక్యుమెంట్తో ఒక డాక్యుమెంట్ (ఉదాహరణకు, ఒక లేఖ) విలీనం అయిన వాస్తవం నుండి "విలీనం" అనే పదం వస్తుంది.

వర్డ్ మెయిల్ విలీనం ఫీచర్ Excel నుండి డేటాతో సజావుగా పనిచేస్తుంది. వర్డ్ కూడా దాని సొంత డేటా సోర్స్ సృష్టించడానికి అనుమతిస్తుంది అయితే, ఈ డేటాను ఉపయోగించడానికి ఎంపికలు పరిమితం. ఇంకా, మీ స్ప్రెడ్షీట్లో ఇప్పటికే మీ డేటా ఉంటే, అది వర్డ్ యొక్క డేటా సోర్స్లో మొత్తం సమాచారాన్ని తిరిగి టైప్ చేయడానికి చాలా సమంజసం కాదు.

మెయిల్ విలీనం కోసం మీ డేటాను సిద్ధం చేస్తోంది

సిద్ధాంతపరంగా, మీరు ఏ ఎక్సెల్ వర్క్షీట్ను వర్డ్ మెయిల్ విలీనం ఫంక్షన్లో ఏ ప్రత్యేకమైన తయారీ లేకుండా ఉపయోగించవచ్చు. అయితే, మెయిల్ విలీనం ప్రక్రియను ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి మీ వర్క్షీట్ను సిద్ధం చేయడానికి మీరు కొంత సమయం తీసుకుంటారని సిఫార్సు చేయబడింది.

మెయిల్ విలీనం ప్రక్రియ మరింత సజావుగా జరగడానికి సహాయపడే కొన్ని మార్గదర్శకాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.

మీ స్ప్రెడ్షీట్ డేటాను నిర్వహించండి

స్పష్టంగా చెప్పాలనే ప్రమాదంతో, మీ డేటా వరుసలు మరియు నిలువులలో చక్కగా నిర్వహించబడాలి. ప్రతి వరుసను ఒకే రికార్డుగా మరియు ప్రతి నిలువరుసను మీ ఫీల్డ్ లో ఇన్సర్ట్ చేయబోతున్న ఫీల్డ్ గా భావిస్తారు. (మీరు రిఫ్రెషర్ అవసరమైతే Excel డేటా-ఎంట్రీ ట్యుటోరియల్ను చూడండి .)

ఒక హెడర్ రో సృష్టించండి

మెయిల్ విలీనం కోసం మీరు ఉపయోగించడానికి ఉద్దేశించిన షీట్ కోసం శీర్షిక వరుసను సృష్టించండి. ఒక హెడర్ వరుస క్రింద ఉన్న కణంలోని డేటాను గుర్తించే లేబుల్లను కలిగి ఉన్న వరుస. ఎక్సెల్ డేటా మరియు లేబుల్స్ మధ్య తేడాను గురించి కొన్నిసార్లు చాదస్తంగా ఉంటుంది, కాబట్టి ఈ శీర్షికను వరుసలో ప్రత్యేకమైన బోల్డ్ టెక్స్ట్, సెల్ సరిహద్దులు మరియు సెల్ షేడింగ్ ఉపయోగించి స్పష్టంగా చేయండి. ఇది మీ మిగిలిన డేటా నుండి ఎక్సెల్ వేరుగా ఉందని నిర్ధారిస్తుంది.

మీరు ప్రధాన పత్రంతో డేటాను విలీనం చేసిన తర్వాత, లేబుళ్ళు విలీనం ఫీల్డ్ల పేర్ల వలె కనిపిస్తాయి, కాబట్టి మీరు మీ పత్రంలో ఏ డేటాను ఇన్సర్ట్ చేస్తారనే దాని గురించి ఎటువంటి గందరగోళం ఉండదు. అంతేకాకుండా, మీ దోషం లేబుల్ చేయడానికి ఇది మంచి అభ్యాసం, ఇది వినియోగదారు దోషాన్ని నిరోధించడంలో సహాయపడుతుంది.

ఒకే షీట్లో అన్ని డేటాను ఉంచండి

మెయిల్ విలీనం కోసం మీరు ఉపయోగించిన డేటా ఒక షీట్లో ఉండాలి. ఇది బహుళ షీట్లలో వ్యాపించి ఉంటే, మీరు షీట్లను మిళితం చేయాలి లేదా బహుళ మెయిల్ విలీనాలను చేయాల్సి ఉంటుంది. అలాగే, మీరు షీట్లను స్పష్టంగా పేరు పెట్టారని నిర్ధారించుకోండి, మీరు దీన్ని వీక్షించకుండా ఉపయోగించడానికి ఉద్దేశించిన షీట్ను ఎంచుకోవలసి ఉంటుంది.

మెయిల్ మెర్జ్లో డేటా మూలాన్ని అనుసంధానించడం

మీ విలీనం Excel స్ప్రెడ్షీట్ను మీ వర్డ్ డాక్యుమెంట్తో అనుసంధానించడం, మెయిల్ విలీనం ప్రక్రియలో తదుపరి దశ.

  1. మెయిల్ విలీనం టూల్బార్లో, ఓపెన్ డేటా సోర్స్ బటన్ క్లిక్ చేయండి.
  2. ఎంచుకోండి డేటా మూలం డైలాగ్ బాక్స్, మీరు మీ Excel వర్క్బుక్ కనుగొనే వరకు ఫోల్డర్లను ద్వారా నావిగేట్. మీరు మీ Excel ఫైల్ను కనుగొనలేకపోతే, "అన్ని డేటా మూలాల" "డౌన్ ఫైల్స్" లేబుల్ అయిన డ్రాప్డౌన్ మెనులో ఎంచుకోబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
  3. మీ మూలం ఎక్సెల్ మూలం ఫైల్లో డబుల్-క్లిక్ చేయండి లేదా దాన్ని ఎంచుకుని, తెరువు క్లిక్ చేయండి.
  4. ఎంచుకోండి టేబుల్ డైలాగ్ బాక్స్లో, మీరు మీ పత్రంతో విలీనం చేయాలనుకుంటున్న డేటాను కలిగి ఉన్న Excel షీట్ను ఎంచుకోండి.
  5. "డేటా యొక్క మొదటి వరుసలో నిలువరుసల శీర్షికలు" పక్కన ఉన్న చెక్బాక్స్ తనిఖీ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
  6. సరి క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు డేటా సోర్స్ ప్రధాన పత్రానికి అనుబంధంగా ఉంది, మీరు టెక్స్ట్ ఎంటర్ మరియు / లేదా మీ పత్రం పత్రాన్ని సవరించడం ప్రారంభించవచ్చు. అయితే, మీరు Excel లో మీ డేటా సోర్స్లో మార్పులను చేయలేరు; మీరు డేటాకు మార్పులు చేయవలసి వస్తే, Excel లో డేటా మూలాన్ని తెరవడానికి ముందు మీరు ప్రధాన పత్రాన్ని వర్డ్లో మూసివేయాలి.

ఈ దశలను అనుసరించడం ద్వారా మీ పత్రంలో విలీనం ఖాళీలను చేర్చడం సులభం:

  1. మెయిల్ విలీనం టూల్బార్లో ఇన్సర్ట్ మెర్జ్ ఫీల్డ్ బటన్ క్లిక్ చేయండి. ఇన్సర్ట్ మెర్జ్ ఫీల్డ్ డైలాగ్ బాక్స్ కనిపిస్తుంది.
  2. మీరు జాబితా నుండి ఇన్సర్ట్ చేయాలనుకుంటున్న ఫీల్డ్ యొక్క పేరును హైలైట్ చేసి, ఇన్సర్ట్ క్లిక్ చేయండి.
  3. పెట్టె ఓపెన్ ఉండి, మీరు మరిన్ని ఖాళీలను ఇన్సర్ట్ చెయ్యడానికి అనుమతిస్తుంది. మీరు వరుసగా ఒకటి కంటే ఎక్కువ ఫీల్డ్లను చొప్పించినట్లయితే, Word మీ పత్రంలోని ఫీల్డ్ల మధ్య ఖాళీని స్వయంచాలకంగా జోడించదు; డైలాగ్ బాక్స్ మూసివేసిన తర్వాత మీరు దీన్ని మీరే చేయాలి. మీ పత్రంలో డబుల్ బాణాలతో ఉన్న ఫీల్డ్ పేరును చూస్తారు.
  4. మీరు పూర్తి చేసినప్పుడు, మూసివేయి క్లిక్ చేయండి.

అడ్రస్ బ్లాక్స్ ఇన్సర్ట్ మరియు గ్రీటింగ్లు-జాగ్రత్తగా ఉపయోగించండి

Microsoft ఇటీవల చిరునామా విలీనం లక్షణాన్ని జోడించింది, ఇది మీరు చిరునామా బ్లాక్స్ మరియు గ్రీటింగ్ లైన్లను ఇన్సర్ట్ చెయ్యడానికి అనుమతిస్తుంది. సాధనపట్టీలోని సంబంధిత బటన్ను క్లిక్ చేయడం ద్వారా, సాధారణ వ్యత్యాసాలలో ఏర్పాటు చేయబడిన ఒకేసారి అనేక రంగాలను ఇన్సర్ట్ చెయ్యడానికి Word మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

చొప్పించు చిరునామా బ్లాక్ బటన్ ఎడమవైపున ఒకటి; చొప్పించు గ్రీటింగ్ లైన్ కుడి ఉంది.

ఇంకా, మీరు గాని బటన్పై క్లిక్ చేసినప్పుడు, వర్డ్ ఒక డైలాగ్ బాక్స్ ను ప్రదర్శిస్తుంది, ఇది మీకు కావలసిన ఏ రకాల్లో మీరు ప్రవేశపెట్టాలనుకుంటున్న ఫీల్డ్లు, వాటిని ఎలా ఏర్పాటు చేయాలని మీరు కోరుకుంటున్నారో, ఏవైనా విరామ చిహ్నాలను చేర్చడం మరియు ఇతరులకు ఇవ్వడం. ఈ సంస్కరణకు తగినంత ధ్వనులు- మరియు మీరు Word లో సృష్టించిన డేటా సోర్స్ను ఉపయోగిస్తుంటే అది మీరు Excel Excel వర్క్షీట్ను ఉపయోగిస్తుంటే గందరగోళాన్ని పొందవచ్చు.

ఈ వ్యాసంలోని పేజీ 1 లో మీ వర్క్షీట్లో శీర్షిక వరుసను జోడించడం గురించి సిఫార్సు చేసినప్పుడు గుర్తుంచుకోవాలా? Well, మీరు ఒక ఫీల్డ్ పేరుని అదే డేటా కోసం ఒక ఫీల్డ్ పేరుగా వాడేదానికి బదులుగా, Word తప్పుగా ఖాళీలను సరిపోల్చవచ్చు.

మీరు చొప్పించు చిరునామా బ్లాక్ను లేదా గ్రీటింగ్ లైన్ బటన్లను ఇన్సర్ట్ చేస్తే , మీరు పేర్కొన్నదాని కంటే వేరే క్రమంలో డేటా కనిపించవచ్చు- లేబుళ్ళు సరిపోలడం లేదు కనుక ఇది అర్థం. అదృష్టవశాత్తూ, మైక్రోసాఫ్ట్ దీన్ని ఊహించి, మీ ఫీల్డ్ పేర్లను బ్లాక్స్లో వాడుతున్న వాటికి మీ ఫీల్డ్ పేర్లకు సరిపోయేలా అనుమతించే ఒక మ్యాచ్ ఫీల్డ్స్ ఫీచర్ లో నిర్మించబడింది.

సరిగా మ్యాప్ ఫీల్డ్ లేబుల్స్ మ్యాప్ ఫీల్డ్స్ ఉపయోగించి

ఫీల్డ్లను సరిపోల్చడానికి, ఈ దశలను అనుసరించండి:

  1. టూల్బార్పై మ్యాచ్ ఫీల్డ్స్ బటన్పై క్లిక్ చేయండి.
  2. మ్యాచ్ ఫీల్డ్స్ డైలాగ్ పెట్టెలో, మీరు ఎడమవైపు ఉన్న పదాల ఫీల్డ్ పేర్ల జాబితాను చూస్తారు. బాక్స్ యొక్క కుడి వైపున, మీరు డ్రాప్డౌన్ బాక్సుల నిలువు వరుసను చూస్తారు. ప్రతి డ్రాప్డౌన్ పెట్టెలోని పేరు అడ్రెస్ బ్లాక్ లేదా గ్రేడింగ్ లైన్ బ్లాక్లో వర్డ్ ప్రతి వర్గానికి వర్డ్ ఉపయోగిస్తున్న ఫీల్డ్. ఏవైనా మార్పులు చేయడానికి, డౌన్ బాక్స్ నుండి ఫీల్డ్ పేరుని ఎంచుకోండి.
  3. మీరు మార్పులు చేసిన తర్వాత, సరి క్లిక్ చేయండి.

మీరు ఇన్సర్ట్ అడ్రస్ బ్లాక్ లేదా గ్రీటింగ్ లైన్ డైలాగ్ బాక్సుల దిగువ భాగంలోని మ్యాన్ ఫీల్డ్ ఫీల్డ్స్ బటన్ను క్లిక్ చేయడం ద్వారా మ్యాన్ ఫీల్డ్స్ డైలాగ్ బాక్స్ ను కూడా తీసుకురావచ్చు.

మెయిల్ విలీన పత్రాలను చూస్తున్నారు

మీ విలీన పత్రాలను పరిదృశ్యం చేయడానికి మరియు ప్రింట్ చేయడానికి ముందు, ఫార్మాటింగ్ గురించి ఒక గమనిక: ఒక పత్రంలో విలీనం ఖాళీలను ఇన్సర్ట్ చేసినప్పుడు, డేటా డేటా మూలం నుండి డేటా ఫార్మాటింగ్ పైగా కలిగి లేదు.

మూల స్ప్రెడ్షీట్ నుండి ప్రత్యేక ఫార్మాటింగ్ వర్తింప

మీరు ఇటాలిక్లు, బోల్డ్ లేదా అండర్లైన్ వంటి ప్రత్యేక ఫార్మాటింగ్ను దరఖాస్తు చేయాలనుకుంటే, మీరు వర్డ్లో తప్పక చేయాలి. పత్రాలతో పత్రాన్ని చూస్తున్నట్లయితే, మీరు ఫార్మాటింగ్ దరఖాస్తు చేయదలిచిన ఫీల్డ్ యొక్క రెండు వైపులా డబుల్ బాణాలు ఎంచుకోవాలి. మీరు పత్రంలో విలీనమైన డేటాను చూస్తున్నట్లయితే, మీరు మార్చాలనుకుంటున్న పాఠాన్ని హైలైట్ చేయండి.

ఏ మార్పు అయినా ఒక్కొక్కటి కాదు, విలీనమైన అన్ని డాక్యుమెంట్లలోనే తీసుకుంటుంది.

విలీనమైన పత్రాలను పరిదృశ్యం చేయండి

మీ విలీన పత్రాలను పరిదృశ్యం చేయడానికి, మెయిల్ మెర్జ్ టూల్ బార్లో మెర్జ్ చేసిన డేటా బటన్ను క్లిక్ చేయండి. ఈ బటన్ టోగుల్ స్విచ్ వలె పని చేస్తుంది, కాబట్టి మీరు కేవలం ఫీల్డ్లను చూడడానికి తిరిగి వెళ్లాలనుకుంటే, వారు కలిగి ఉన్న డేటాను మళ్లీ మళ్లీ క్లిక్ చేయండి.

మీరు మెయిల్ విలీన ఉపకరణపట్టీలో నావిగేషన్ బటన్లను ఉపయోగించి విలీన పత్రాలను నావిగేట్ చేయవచ్చు. వారు ఎడమ నుండి కుడికి: మొదటి రికార్డ్ , మునుపటి రికార్డ్ , రికార్డ్ చేయడానికి వెళ్లండి , తదుపరి రికార్డ్ , చివరి రికార్డ్ .

మీరు మీ పత్రాలను విలీనం చేయడానికి ముందు, మీరు వాటిని అన్నింటినీ పరిదృశ్యం చేయాలి లేదా అంతా సరిగ్గా విలీనం కాదన్నట్లు మీరు ధృవీకరించుకోవచ్చు. విలీనమైన డేటా చుట్టూ విరామ మరియు అంతరం వంటి అంశాలకు ప్రత్యేక శ్రద్ధ చూపు.

మీ మెయిల్ విలీనం పత్రాన్ని ముగించండి

మీరు మీ పత్రాలను విలీనం చెయ్యడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, మీకు రెండు ఎంపికలు ఉన్నాయి.

ప్రింటర్కు విలీనం చేయండి

మొదటి వాటిని ప్రింటర్కు విలీనం చేయడం. మీరు ఈ ఎంపికను ఎంచుకుంటే, ఏ మార్పు లేకుండా పత్రాలు ప్రింటర్కు పంపబడతాయి. ప్రింటర్ ఉపకరణపట్టీ బటన్కు విలీనాన్ని క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు ప్రింటర్కు విలీనం చేయవచ్చు.

క్రొత్త పత్రంలో విలీనం చేయండి

మీరు కొన్ని లేదా అన్ని పత్రాలను (వ్యక్తిగతీకరించిన నోట్ల కోసం డేటా మూలలో ఒక గమనిక ఫీల్డ్ను జోడించడం మంచిది), లేదా మీరు ప్రింట్ చేయడానికి ముందు ఏవైనా ఇతర మార్పులు చేయాలనుకుంటే, వాటిని ఒక క్రొత్త పత్రానికి విలీనం చేయవచ్చు; మీరు క్రొత్త పత్రానికి విలీనం అయితే, మెయిల్ విలీనం ప్రధాన పత్రం మరియు డేటా మూలం చెక్కుచెదరకుండా ఉంటుంది, కానీ విలీనం చేసిన పత్రాలను కలిగి ఉన్న రెండవ ఫైల్ మీకు ఉంటుంది.

ఇది చేయుటకు, కొత్త డాక్యుమెంట్ టూల్బార్ బటన్కు మెర్జ్ ను క్లిక్ చేయండి.

మీరు ఎంచుకునే ఏ పద్ధతిలో, మీరు అన్ని రికార్డులు, ప్రస్తుత రికార్డు లేదా రికార్డుల శ్రేణిని విలీనం చేయడానికి వర్డ్కు తెలియజేయగల డైలాగ్ బాక్స్తో మీరు అందజేస్తారు.

మీకు కావలసిన ఎంపిక పక్కన ఎంపిక బటన్ను క్లిక్ చేసి, ఆపై సరి క్లిక్ చేయండి.

మీరు శ్రేణిని విలీనం చేయాలనుకుంటే, మీరు సరే క్లిక్ చేయడానికి ముందు మీరు విలీనంతో చేర్చాలనుకుంటున్న రికార్డులకు ప్రారంభ సంఖ్య మరియు ఫైనల్ నంబర్ను ఉంచాలి.

మీరు పత్రాలను ప్రింట్ చేయడానికి ఎంచుకుంటే, డైలాగ్ బాక్స్ వచ్చిన తర్వాత, మీరు ముద్రణ డైలాగ్ పెట్టెతో అందచేయబడుతుంది. మీరు ఏ ఇతర పత్రానికి అయినా అదే విధంగా మీరు సంభాషించవచ్చు.