ప్రజలతో ఫైళ్ళను సురక్షితంగా ఎలా భాగస్వామ్యం చేయాలి
SharePoint ఆన్లైన్, మైక్రోసాఫ్ట్ హోస్ట్ క్లౌడ్ ఆధారిత సేవ, ఆఫీసు 365 ప్రణాళికలో భాగం, లేదా అది SharePoint సర్వర్కు యాడ్-ఆన్ గా పొందవచ్చు. ఆన్లైన్లో ఇంటరాక్టివ్ సంభాషణలను మెరుగుపరచడం మరియు ప్రయాణంలో పత్రాలను పంచుకునేందుకు మరింత సులభం మరియు మరింత భద్రత కల్పించడం, కొత్త మరియు అప్గ్రేడ్ చేయబడిన SharePoint ఆన్లైన్ సేవల్లో ప్రధాన ఆసక్తి.
మీరు ఇప్పటికే ఒక SharePoint ఆన్లైన్ వినియోగదారు అయితే, మీరు అప్గ్రేడ్ సేవలను ఊహించవచ్చు. SharePoint ఆన్లైన్ ఇప్పుడు మొబైల్ ఫోన్లు మరియు టాబ్లెట్లలో మరియు ఒక అతుకులులేని సామాజిక అనుభవంలో వాడుకను కలిగి ఉంది. ఆఫీస్ 365 లో చేర్చబడిన వ్యాపారం కోసం OneDrive, మీ కంప్యూటర్ లేదా కంపెనీ సర్వర్లో నిల్వ చేసిన ఫైళ్ళతో సమకాలీకరించడానికి క్లౌడ్లో డాక్యుమెంట్ నిల్వ కోసం OneDrive యొక్క ప్రొఫెషనల్ వెర్షన్.
సమూహాలలో అనుమతులను మరియు వినియోగదారులు ఆర్గనైజింగ్
కావలసిన వినియోగదారు యాక్సెస్ ప్రకారం SharePoint ఆన్లైన్లో భాగస్వామ్య పత్రాల కోసం అనుమతులు ఉత్తమంగా ఉంటాయి. SharePoint ఆన్లైన్ కోసం అనుమతుల స్థాయిలు:
- సందర్శకులు - బ్రౌజర్లో పత్రాలను వీక్షించండి
- సభ్యులు - పత్రాలను సవరించండి లేదా అందించండి
- యజమానులు - షేర్పాయింట్ ఆన్లైన్ సైట్ యొక్క పూర్తి నియంత్రణ అనుమతిని కలిగి ఉంటారు
సందర్శకులు పత్రాలను డౌన్ లోడ్ చెయ్యడానికి, అనుమతులను తప్పనిసరిగా "రీడ్" యాక్సెస్ కలిగి ఉండాలి.
ఒక నిర్దిష్ట వినియోగదారు సమూహం లేదా జట్టు సహకారాన్ని ఏర్పాటు చేయడానికి కొత్త సమూహ పేర్లు సృష్టించబడవచ్చు. "సైట్ డిజైర్స్," "రచయితలు," మరియు "కస్టమర్స్," ఉదాహరణలు.
మీ సంస్థ వెలుపల భాగస్వామ్యం పత్రాలు
బాహ్య వినియోగదారులు సాధారణంగా సరఫరాదారులు, కన్సల్టెంట్స్ మరియు మీరు ఎప్పటికప్పుడు పత్రాలను భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న వినియోగదారులు.
పూర్తి నియంత్రణ అనుమతి కలిగిన షేర్పాయింట్ ఆన్లైన్ యజమానులు బాహ్య వినియోగదారులతో పత్రాలను పంచుకోగలరు. భాగస్వామ్య పత్రాల కోసం అనుమతులను నిర్వహించడానికి సందర్శకుల లేదా సభ్యుని వినియోగదారు సమూహాలకు బాహ్య వినియోగదారులు జోడించబడవచ్చు.
- అతిథి లింక్లను భాగస్వామ్యం చేయండి. SharePoint ఆన్లైన్ పత్రాల లైబ్రరీ నుండి పత్రాలను వీక్షించడానికి ఒక అతిథి లింక్ ఇమెయిల్ ద్వారా పంచుకోవచ్చు. పత్రాలు ఎవరితోనైనా భాగస్వామ్యం చేయగల ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి, మీరు బాహ్య వినియోగదారులను సైన్ ఇన్ చేయవలసి ఉంటుంది. సందర్శకులకు సందర్శకులు (లేదా చదవడానికి ప్రాప్యత లేని లైసెన్స్ లేని యూజర్లు) అనుమతుల సమూహాన్ని ఏర్పాటు చేయడానికి ఈ దశకు మీరు అవసరం. అనామక వినియోగదారులచే తెరవబడింది.
- సభ్యులతో భాగస్వామ్యం చేయండి. మీ బాహ్య వినియోగదారులకు ఆఫీసు 365 కి సబ్స్క్రిప్షన్ ఉంటే లేదా మీ సైట్ యొక్క సభ్యులు అయితే, మీరు భాగస్వామ్య పత్రాలను యాక్సెస్ చేయడానికి ముందు వాటిని సైన్ ఇన్ చేయవలసి ఉంటుంది. ఈ దశలో మీరు సభ్యుని అనుమతుల గుంపుకు జతచేశారు. మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్ లేని బాహ్య వినియోగదారులకు వారు చదివే ప్రాప్యత ఉన్నంత వరకు ఫైల్ను డౌన్లోడ్ చేయవచ్చు.
- వ్యాపారం కోసం OneDrive నుండి పబ్లిక్ లింక్ను భాగస్వామ్యం చేయండి. మీ సేవ అప్గ్రేడ్ అయినట్లయితే Office 365 లో ఉన్న డాక్యుమెంట్ నిల్వ ప్రాంతం OneDrive. ShareDoint ఆన్లైన్ పత్ర లైబ్రరీ నుండి వేరు వేరు బాహ్య వినియోగదారులతో ఫైళ్లను పంచుకునేందుకు OneDrive ఉత్తమంగా ఉపయోగపడుతుంది. ఉదాహరణకు ఒక వెబ్సైట్ లేదా బ్లాగ్ నుండి లింకుగా పోస్ట్ చేయడానికి-ప్రజా పోస్ట్ కోసం ఒక డాక్యుమెంట్ యొక్క తుది సంస్కరణగా OneDrive భావించవచ్చు. మీ SharePoint ఆన్లైన్ పత్ర లైబ్రరీ మూలం కావచ్చు, కాబట్టి మీరు OneDrive కోసం ఒక కాపీని రూపొందించండి.
- మీ సంస్థలో పత్రాలను భాగస్వామ్యం చేయడం. అంతర్గత వినియోగదారులు మీ సంస్థ లేదా ఇతర విభాగాలలోని వ్యక్తులు. మీరు గుంపులో పనిచేస్తారా మరియు సహకరించాలా అనేదానిపై ఆధారపడి పత్రాలను విభిన్నంగా మీరు భాగస్వామ్యం చేస్తారు లేదా ఇతరుల కోసం ఇంట్రానెట్లో పత్రాలను పోస్ట్ చేయడం వలన జ్ఞానం లేదా డాక్యుమెంట్ వెర్షన్ యొక్క ప్రస్తుత స్థితిని చూడవచ్చు.
- సభ్యులతో భాగస్వామ్యం చేయండి. Office 365 ను ఉపయోగించి SharePoint Online తో ఆఫీసు వెబ్ అనువర్తనాలకు, ఆన్లైన్లో పత్రాలను సృష్టించడానికి, సవరించడానికి మరియు భాగస్వామ్యం చేయడానికి మీరు ఉపయోగించే బ్రౌజర్-ఆధారిత తేలికైన సేవకు ప్రాప్తిని అందిస్తుంది. సభ్యులతో భాగస్వామ్యం చేయడానికి షేర్పాయింట్ ఆన్లైన్లో నిల్వ చేసిన ఫైళ్ళతో మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్తో ఉన్న వినియోగదారులు వారి కంప్యూటర్ నుండి ఫైళ్లను సమకాలీకరించవచ్చు. అలాగే, Microsoft Office తో ఉన్న వినియోగదారులు SharePoint ఆన్లైన్ నుండి ఫైళ్ళను మరియు ఫోల్డర్లను ఆఫ్లైన్లో పని చేయడానికి ఒక కంప్యూటర్ లేదా మొబైల్ పరికరానికి సమకాలీకరించవచ్చు.
- Nonmembers తో భాగస్వామ్యం చేయండి. మీ సంస్థలోని ప్రతిఒక్కరూ ఆఫీస్ 365 కు సభ్యత్వాన్ని కలిగి ఉండకపోయినా, అనుమతి సమూహం ఆధారంగా పత్రాలు పంచుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీ సంస్థలోని కార్యనిర్వాహక బృందాలు వంటి nonmembers మార్కెటింగ్ పత్రం లైబ్రరీని గుర్తించాల్సిన అవసరం ఉంది, ఇక్కడ మార్కెట్ గూఢచార లేదా కస్టమర్ అనుభవాలు క్షేత్రంలో సంగ్రహించబడతాయి.
- OneDrive నుండి భాగస్వామ్యం చేయండి. మీరు OneDrive నుండి అంతర్గత వినియోగదారులతో ఫైళ్లను పంచుకోవచ్చు. షేర్పాయింట్ ఆన్లైన్ పత్రాల లైబ్రరీలో పత్రాలను కదిపడానికి ముందు మీరు ఒక డ్రైవ్ స్టేజిగా OneDrive ను ఉపయోగించవచ్చు.