ప్రొఫెషనల్స్ కోసం ఇమెయిల్ నియమాలు

మీరు తెలుసుకోవాలి Netiquette

ప్రతి నెల కనీసం ప్రతి వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ల కోసం ప్రతి ఒక్కరు ఇమెయిల్ను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు, మా వృత్తిపరమైన పనిని చేయడానికి మాలో కొంతమంది రోజువారీ ఉపకరణంగా ఇమెయిల్ను ఉపయోగిస్తారు. కస్టమర్లతో, టీం సభ్యులతో, అధికారులతో, కొత్త నియామకాల్లో లేదా కొత్త ఉద్యోగులతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఇమెయిల్ను మేము ఉపయోగిస్తాము. అవును, ఈ ప్రజలు స్పష్టమైన మరియు ప్రొఫెషనల్ లిఖిత సందేశాన్ని రూపొందించడానికి మన సామర్థ్యాన్ని బట్టి మాకు నిర్ణయిస్తారు.

ఇమెయిల్ మర్యాద, లేదా 'నెట్టీట్', వరల్డ్ వైడ్ వెబ్ యొక్క 27 సంవత్సరాలు చుట్టూ ఉంది. Netiquette మీ ఇమెయిల్ లో గౌరవం మరియు పోటీ చూపించడానికి ఎలా విస్తృతంగా ఆమోదించబడిన మార్గదర్శకాలు సమితి. దురదృష్టవశాత్తూ, వ్యాపార అమర్పుల కోసం ఇమెయిల్ నెట్టివేట్ నేర్చుకోవలసిన సమయాన్ని ఎన్నడూ తీసుకోని వ్యక్తులు ఉన్నారు. చెత్తగా: టెక్స్ట్ సందేశాల వదులుగా మరియు అనధికారిక శైలిలో మెయిల్ నెట్టివేట్ కంగారు వ్యక్తులు ఉన్నాయి.

కస్టమర్ లేదా ఉన్నతాధికారి లేదా సంభావ్య యజమానితో మీ విశ్వసనీయతను చంపడానికి ఒక పేలవమైన రూపొందించిన ఇమెయిల్ను అనుమతించవద్దు. మీకు బాగా పనిచేసే ఇమెయిల్ నికర నియమాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి, మరియు కార్యాలయంలో మీకు ఇబ్బంది కలిగించగలవు.

10 లో 01

ఇమెయిల్ చిరునామాని పంపేముందు మీరు చివరిదానిని చొప్పించండి.

ఇది కౌంటర్-ఇంటెసిటివ్ అనిపిస్తుంది, కానీ ఇది అద్భుతమైన రూపం. మీరు ఇమెయిల్ శీర్షిక (E) ను ఇమెయిల్ శీర్షికకు చేర్చడానికి ముందు మీ వ్రాత మరియు సరిదిద్దడానికి ముగింపు వరకు వేచి ఉండండి. మీరు మీ కంటెంట్ను మరియు ప్రత్యామ్నాయాన్ని పూర్తి చేయడానికి ముందే సందేశాన్ని పంపేటప్పుడు ఈ సాంకేతికత మీకు ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది.

సున్నితమైన కంటెంట్ ఉన్న ఉద్యోగ అనువర్తనంను సమర్పించడం, కస్టమర్ ప్రశ్నకు ప్రతిస్పందించడం లేదా మీ బృందానికి చెడ్డ వార్తలను కమ్యూనికేట్ చేయడం వంటి సున్నితమైన కంటెంట్ కోసం ఇది చాలా క్లిష్టమైనది. ఈ సందర్భాలలో, మీ ఆలోచనలను సేకరించి, మీ పదాలు మీ మనసులో వినిపించుటకు కొంతకాలం మీ ఇమెయిల్ నుండి దూరంగా వెళ్లవలసిన అవసరం వచ్చినప్పుడు, ఇమెయిల్ అడ్రసును వివరిస్తుంది .

మీరు ఒక ఇమెయిల్కు ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చినట్లయితే, మరియు సున్నితత్వాన్ని కలిగి ఉన్న కంటెంట్ను మీరు పరిగణలోకి తీసుకుంటే, మీరు పంపడానికి సిద్ధంగా ఉన్నంత వరకు తాత్కాలికంగా స్వీకర్త యొక్క ఇమెయిల్ చిరునామాను తొలగించి, ఆపై అడ్రస్ను తిరిగి జోడించండి. గ్రహీత యొక్క ఇమెయిల్ చిరునామాను నోట్ప్యాడ్ ఫైలు లేదా వన్నోట్ పేజీలో ప్రత్యామ్నాయంగా కట్ చేసి, అతికించండి, ఇమెయిల్ను రాయండి, ఆపై తిరిగి ఇమెయిల్ చిరునామాని కట్ చేసి పేస్ట్ చెయ్యండి.

దీనిపై మాకు బిలీవ్: ఖాళీ ఇమెయిల్ అడ్రస్ లైన్ రచన మీరు ఒక రోజు గణనీయమైన దుఃఖాన్ని సేవ్ చేస్తుంది!

10 లో 02

మీరు సరైన వ్యక్తికి ఇమెయిల్ చేస్తున్నారని ట్రిపుల్ తనిఖీ చేయండి.

మీరు పెద్ద కంపెనీ లేదా ప్రభుత్వ విభాగంలో పనిచేస్తే ఇది చాలా ముఖ్యం. మీరు 'మైక్' లేదా 'హీథర్' లేదా 'మొహమ్మద్' కు సున్నితమైన ఇమెయిల్ పంపుతున్నప్పుడు, మీ ఇమెయిల్ సాఫ్ట్వేర్ మీ కోసం పూర్తి చిరునామాను ముందే టైప్ చేయాలని కోరుతుంది. వీటిలో ప్రముఖ పేర్లు మీ కంపెనీ చిరునామా పుస్తకంలో చాలా ఫలితాలను కలిగి ఉంటాయి మరియు తర్వాత మీరు మీ వైస్ ప్రెసిడెంట్కు అనుకోకుండా ఒక సమూహాన్ని లేదా అకౌంటింగ్లో ప్రజలకు రహస్య ప్రత్యుత్తరాన్ని పంపవచ్చు.

పైన # 1 నెట్టివేట్ నియమం ధన్యవాదాలు, మీరు చివరికి చిరునామాను విడిచిపెట్టాము, కాబట్టి గ్రహీత యొక్క ఇమెయిల్ చిరునామాను మూడుసార్లు పంపడం, పంపించేముందు మీ చివరి దశ వలె సజావుగా వెళ్ళాలి!

10 లో 03

'అందరికి ప్రత్యుత్తరం', ముఖ్యంగా పెద్ద సంస్థలో ఉండండి.

డజన్ల కొద్దీ ప్రజలకు పంపిన ప్రసారాన్ని మీరు స్వీకరించినప్పుడు, పంపేవారికి మాత్రమే జవాబు ఇవ్వడం తెలివైనది. ఇది పెద్ద పంపిణీ జాబితాలతో ప్రసారం అయిన ఒక కంపెనీ అయితే ఇది చాలా నిజం.

ఉదాహరణకు: జనరల్ మేనేజర్ సౌత్ చాలా లో పార్కింగ్ గురించి మొత్తం సంస్థ ఇమెయిల్స్, మరియు ఆమె ఉద్యోగులు చెల్లించాలని సంఖ్య మరియు కేటాయించిన స్టాల్స్ గౌరవిస్తాము ప్రజలు అడుగుతుంది. మీరు 'అందరికి ప్రత్యుత్తరం' క్లిక్ చేసి, ఇతర ఉద్యోగులు మీ వ్యక్తిగత వాహనంలోకి ఆక్రమిస్తున్నారని మరియు మీ పెయింట్ను గీసేందుకు ప్రయత్నించినట్లయితే, కంపెనీ కెమెరాగా మారడం ద్వారా మీరు మీ కెరీర్ పురోగతిని దెబ్బతీస్తుంది.

వారికి వర్తించని సందేశాలను ఎవరూ కోరుకోరు . ఇంకా ఎక్కువ, ఎవరూ సమూహం ఫిర్యాదు లేదా ప్రసారం ఫార్మాట్ లో ప్రసారం మీ వ్యక్తిగత మనోవేదనల్లో గురించి విన్న.

ఈ ఫాక్స్ పాజ్ను నివారించండి మరియు మీ డిఫాల్ట్ చర్యగా పంపినవారికి వ్యక్తిగత ప్రత్యుత్తరాలను ఉపయోగించండి. అంతేకాక రూల్ # 9 క్రింద కూడా చూడండి.

10 లో 04

వ్యావహారిక భావాలకు బదులుగా ప్రొఫెషనల్ శుభాకాంక్షలు ఉపయోగించండి.

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ ప్రారంభించడానికి ఉత్తమ మార్గం క్రింది కొన్ని వెర్షన్:

1. శుభ మధ్యాహ్నం, శ్రీ చంద్ర.
2. హలో, ప్రాజెక్ట్ జట్టు మరియు వాలంటీర్లు.
హాయ్, జెన్నిఫర్.
గుడ్ మార్నింగ్, పాట్రిక్.

ఏ పరిస్థితుల్లోనైనా, వృత్తిపరమైన ఇమెయిల్ను ప్రారంభించడానికి క్రింది వాటిని ఉపయోగించండి:

1. హే,
2. సప్, జట్టు!
హాయ్, జెన్.
4. మోర్నిన్, పాట్.

'హే', 'యో', 'సప్' లాంటి వ్యావహారిక భావోద్వేగాలు మీకు స్నేహపూర్వకంగా మరియు వెచ్చగా అనిపించవచ్చు, కానీ వారు నిజానికి మీ వ్యాపార విశ్వసనీయతలో మీ విశ్వసనీయతని కోల్పోతారు. మీరు ఇతర వ్యక్తులతో విశ్వసనీయ అవగాహన కలిగి ఉంటే, మీరు సంభాషణలో ఈ చర్చా వాదాలను ఖచ్చితంగా ఉపయోగించుకోవచ్చు, ఈ పదాలను వ్యాపార ఇమెయిల్లో ఉపయోగించడం చెడు ఆలోచన.

అదనంగా, 'మోర్నిన్' వంటి అక్షరక్రమ సత్వరమార్గాలను తీసుకోవడానికి ఇది చెడు రూపం. ఎవరైనా వ్యక్తి పేరుని (జెన్నిఫర్ -> జెన్) క్లుప్తీకరించడం చాలా చెడ్డ రూపం.

ఏ తెలివైన వ్యాపార సమాచార మాదిరిగా, చాలా మర్యాదగా ఉండటంలో మరియు మర్యాద మరియు మర్యాదలను మీరు నమ్ముతారని ప్రదర్శించడం చాలా బాగుంది.

10 లో 05

ప్రతి ప్రొఫెషినల్ కీర్తి దాని మీద ఆధారపడి ఉంటే ప్రతి సందేశము ప్రూఫ్.

నిజానికి, మీ కీర్తి సులభంగా పేద వ్యాకరణం, చెడు అక్షరక్రమం, మరియు చెడు ఎంపిక పదాలు ద్వారా విచ్ఛిన్నం.

మీరు అనుకోకుండా పంపితే, ' మీ మేథ్ , అలా ' ను మీరు నిజంగా తనిఖీ చేయవలసి వచ్చినప్పుడు మీ నైపుణ్యానికి ఒక హిట్ ఎలా పడుతుంది అని ఆలోచించండి. లేదా ' రేపు నేను ఇంటర్వ్యూ చేయగలను ' అని మీరు అనుకుంటే , ' నేను రేపు ఇంటర్వ్యూ చేయగలను ' అని అర్థం.

మీరు పంపే ప్రతి ఇమెయిల్ను ప్రూఫ్ చేయగలరు; మీ ప్రొఫెషనల్ కీర్తి దానిపై ఆధారపడివుంటే అలా చేయండి.

10 లో 06

ఒక సంక్షిప్త మరియు స్పష్టమైన విషయం లైన్ అద్భుతాలు సాధించడానికి ఉంటుంది (మరియు మీరు చదవడానికి సహాయం).

విషయం లైన్ కమ్యూనికేషన్ కోసం ఒక శీర్షిక మరియు సంగ్రహించేందుకు మరియు మీ ఇమెయిల్ ట్యాగ్ చేయడానికి ఒక మార్గం కాబట్టి ఇది సులభంగా తరువాత సులభంగా కనుగొనవచ్చు. ఇది స్పష్టంగా కంటెంట్ మరియు ఏ కావలసిన చర్య సంగ్రహించేందుకు ఉండాలి.

ఉదాహరణకు, ఒక విషయం: 'కాఫీ' చాలా స్పష్టంగా లేదు.

బదులుగా, ప్రయత్నించండి 'స్టాఫ్ కాఫీ ప్రాధాన్యతలు: మీ స్పందన అవసరం'

రెండవ ఉదాహరణగా, విషయం మీ అభ్యర్థన 'చాలా అస్పష్టంగా ఉంది.

దానికి బదులుగా, ఒక స్పష్టమైన విషయం కోసం ప్రయత్నించండి: ' పార్కింగ్ కోసం మీ అభ్యర్థన: మరిన్ని వివరాలు అవసరం' .

10 నుండి 07

నలుపు సిరా తో ఏరియల్ మరియు టైమ్స్ రోమన్ వేరియంట్స్: రెండు క్లాసిక్ ఫాంట్లను మాత్రమే ఉపయోగించండి.

ఇది సొగసైనదిగా చేయడానికి మీ ఇమెయిల్కు స్టైలిష్ ఫాంట్ ముఖాలను మరియు రంగులను జోడించడానికి ఉత్సాహకరంగా ఉంటుంది, కానీ మీరు నలుపు 12-pt లేదా 10-pt ఏరియల్ లేదా టైమ్స్ న్యూ రోమన్ని ఉపయోగించడం ఉత్తమం. Tahoma లేదా Calibri వంటి ఇలాంటి రకాలు చాలా బాగున్నాయి. మరియు మీరు ఒక నిర్దిష్ట పదబంధం లేదా బుల్లెట్ దృష్టిని ఆకర్షించడం ఉంటే, అప్పుడు ఎరుపు సిరా లేదా బోల్డ్ ఫాంట్ మోడరేషన్ చాలా సహాయకారిగా ఉంటుంది.

సమస్య మీ ఇమెయిల్స్ అసంబద్ధంగా మరియు అనూహ్యమైనవిగా మారడం ప్రారంభమైనప్పుడు లేదా మీ భాగంగా స్వతంత్రుడు లేదా మోసకారి వైఖరిని తెలియజేయడానికి ప్రారంభమవుతుంది. వ్యాపార ప్రపంచంలో, ప్రజలకు సంభాషణలు మరియు స్పష్టమైన మరియు క్లుప్తీకరించడానికి, అలంకరణ మరియు దృష్టిని ఆకర్షించకూడదు.

10 లో 08

అన్ని వ్యయాల్లో, వ్యంగ్యం మరియు ప్రతికూల / స్నూటి టోన్లను నివారించండి.

ఇమెయిల్ ఎప్పుడూ వాయిస్ ఇన్ఫెక్షన్ మరియు బాడీ లాంగ్వేజ్ను తెలియజేయడంలో విఫలమవుతుంది. ప్రత్యక్ష మరియు సూటిగా ఉంటుంది మీరు మీ ఇమెయిల్ లోకి ఉంచుతారు ఒకసారి నిజానికి కఠినమైన మరియు అంతటా వంటి చూడవచ్చు. పదాలు 'దయచేసి' మరియు 'ధన్యవాదాలు' అనే పదాలు ఉపయోగించడం వల్ల ప్రతికూల రుసుములు తగ్గుతాయి. మరియు మీరు హాస్యాస్పదంగా భావించేది మరియు కాంతి నిజానికి మూర్ఖంగా మరియు మొరటుగా ప్రసారం చేయవచ్చు.

ఇమెయిల్ లో గౌరవనీయ టోన్ మరియు వ్యక్తిత్వ వైఖరిని పంపిణీ సాధన మరియు అనుభవం చాలా పడుతుంది. మీరు మీ ఇమెయిల్ను బిగ్గరగా చదివేటప్పుడు సహాయపడుతుంది లేదా మీరు పంపే ముందు ఎవరో కూడా సహాయపడుతుంది. ఇమెయిల్ గురించి ఏదైనా అర్థం లేదా కఠినమైనదిగా అనిపిస్తే, దానిని తిరిగి రాయండి.

మీరు ఇప్పటికీ ఒక ఇమెయిల్ లో ఏదో యొక్క టోన్ తెలియజేయండి ఎలా కష్టం ఉంటే, అప్పుడు తీవ్రంగా ఫోన్ తయారయ్యారు మరియు సంభాషణ సందేశాన్ని పంపిణీ పరిగణలోకి.

గుర్తుంచుకోండి: ఇమెయిల్ శాశ్వతంగా ఉంటుంది, ఆ సందేశాన్ని మీరు ఒకసారి పంపితే, దాన్ని తిరిగి లాగరు.

10 లో 09

ప్రపంచం మీ ఇమెయిల్ను చదువుతుందని అనుకోండి, తదనుగుణంగా ప్రణాళిక చేయండి.

నిజమే, ఇమెయిల్ ఎప్పటికీ ఉంటుంది. ఇది సెకన్లలో వందలాది మంది వ్యక్తులకు ఫార్వార్డ్ చేయబడుతుంది. ఇది చట్ట అమలుచే పిలువబడుతుంది మరియు పన్ను ఆడిటర్లు ఎప్పుడూ దర్యాప్తు చేయాలి. ఇది కూడా వార్తలు లేదా సోషల్ మీడియా లోకి చేయవచ్చు.

ఇది ఒక విస్తృత మరియు భయపెట్టే బాధ్యత, కానీ మేము అన్ని భుజాలు ఒకటి: మీరు ఒక ఇమెయిల్ లో వ్రాయడానికి సులభంగా ప్రజా జ్ఞానం కావచ్చు. మీ పదాలు జాగ్రత్తగా ఎంచుకోండి, మరియు మీరు తిరిగి కాటు ఏ అవకాశం ఉంది అనుకుంటే, అప్పుడు తీవ్రంగా అన్ని సందేశాన్ని పంపడం పరిగణలోకి.

10 లో 10

ఎల్లప్పుడూ ఒక చిన్న క్లాస్సి 'ధన్యవాదాలు' మరియు సంతకం బ్లాక్తో ముగుస్తుంది.

'ధన్యవాదాలు' మరియు 'దయచేసి' వంటి niceties శక్తి immeasureable ఉంటాయి. ఇంకా, మీ ప్రొఫెషనల్ సంతకం బ్లాక్ను చేర్చడానికి అదనంగా అనేక సెకన్లు వివరాలు మీ శ్రద్ద గురించి వాల్యూమ్లను తెలుపుతున్నాయి మరియు మీ పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని స్టాంప్ చేయడం ద్వారా మీ కమ్యూనికేషన్ల యాజమాన్యాన్ని మీరు తీసుకుంటారు.

హలో, శైలేష్.

TGI స్పోర్ట్స్వేర్లో మా ఎంబ్రాయిడరీ సేవల్లో మీ విచారణకు ధన్యవాదాలు. మీ బృందం కోసం మా స్పోర్ట్స్ జాకెట్లు ఎంపికల గురించి మీకు చెప్పడం కోసం ఫోన్లో మీతో మాట్లాడటం చాలా ఆనందంగా ఉంటుంది. మేము ఈ వారంలో మా ప్రదర్శనశాలని కూడా సందర్శించాము మరియు మా నమూనాలను వ్యక్తిగతంగా నేను మీకు చూపించగలము.

నేను మిమ్మల్ని ఏ నంబర్కు పిలుస్తాము? నేడు 1:00 గంటల తరువాత మాట్లాడటానికి నేను అందుబాటులో ఉన్నాను.

ధన్యవాదాలు,

పాల్ గిలెస్
క్లయింట్ సర్వీసెస్ డైరెక్టర్
TGI, ఇన్కార్పోరేటెడ్
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"మీ బ్రాండింగ్ మా దృష్టి"