ఒక స్ప్రెడ్షీట్ మరియు డేటాబేస్ మధ్య ఉన్న తేడాను బ్రేకింగ్ చేయండి
మైక్రోసాఫ్ట్ యాక్సెస్ను ఉపయోగించడానికి కంపెనీలు వెనుకాడాల్సిన కారణాల్లో ఒకటి స్ప్రెడ్షీట్ మరియు డేటాబేస్ల మధ్య వ్యత్యాసాల అవగాహన లేకపోవడం. ట్రాకింగ్ క్లయింట్ సమాచారం, కొనుగోలు ఆర్డర్లు మరియు ప్రాజెక్ట్ వివరాలను స్ప్రెడ్షీట్లో వారి అవసరాలకు తగినట్లుగా ఎన్నో మంది నమ్ముతారు. అంతిమ ఫలితం ఇది ఆకృతీకరణ నియంత్రణను నిర్వహించడం కష్టం, ఫైల్లు అవినీతికి కోల్పోతాయి, మరియు ఉద్యోగులు అనుకోకుండా సంబంధిత సమాచారాన్ని భర్తీ చేస్తారు. ఒక డాటాబేస్ శక్తి మరియు అనేక ఉపయోగాలు గురించి కొద్దిగా జ్ఞానంతో, చిన్న వ్యాపారాలు ఒక స్ప్రెడ్షీట్ తగినంత ఉద్యోగం కోసం మరియు ఒక డేటాబేస్ రూపొందించినవారు అవసరం ఉన్నప్పుడు చూడటానికి సులభం.
ఇది ఒక డేటాబేస్ ఏమి ఒక ప్రాథమిక అవగాహన కలిగి ముఖ్యం. చాలామంది ప్రజలు ప్రజా లైబ్రరీలో ఉన్న వంటి డేటాబేస్లను ముందుగానే ప్రాప్తి చేసుకున్నారు, కానీ వాటిని ఉపయోగించి స్ప్రెడ్షీట్లు మరియు డేటాబేస్లు ఎలా భిన్నంగా ఉన్నాయని స్పష్టంగా చెప్పలేదు. డేటాబేస్ గురించి తెలుసుకున్న కొన్ని నిమిషాలు ఖర్చు పోల్చడం సులభం చేస్తుంది.
డేటా సంస్థ
స్ప్రెడ్షీట్ మరియు డేటాబేస్ల మధ్య అత్యంత స్పష్టంగా వ్యత్యాసం డేటా నిర్వహించబడే మార్గం. డేటా చాలా flat ఉంటే, అప్పుడు ఒక స్ప్రెడ్షీట్ ఖచ్చితంగా ఉంది. ఒక ఫ్లాట్ పట్టిక ఉత్తమమైనదా అని నిర్ణయించడానికి మార్గం, అన్ని డేటా పాయింట్లు సులభంగా చార్ట్లో లేదా పట్టికలో పన్నాగించాలా వద్దా అని అడుగుతున్నారా? ఉదాహరణకు, ఒక సంవత్సరం ఒక నెల కాలంలో నెలసరి సంపాదనలను ట్రాక్ చేయాలనుకుంటే, ఒక స్ప్రెడ్షీట్ ఖచ్చితంగా ఉంది. స్ప్రెడ్షీట్లు ఒకే రకమైన డేటాను నిర్వహించడానికి ఉద్దేశించబడ్డాయి, కొన్ని ముఖ్య పాయింట్ల పురోగతిని మ్యాపింగ్ చేస్తాయి.
పోల్చిచూస్తే, డేటాబేస్లు సంబంధిత డేటా నిర్మాణం కలిగి ఉంటాయి. ఒక వినియోగదారు డేటాను లాగవలసి ఉంటే, పరిగణించవలసిన అనేక పాయింట్లు ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, ఒక సంస్థ తన నెలవారీ ఆదాయాలను ట్రాక్ చేసి గత ఐదు సంవత్సరాలలో వాటిని పోటీదారులతో సరిపోల్చాలనుకుంటే, ఈ డేటా పాయింట్ల మధ్య ఒక సంబంధం ఉంది , కానీ ఒకే దృష్టి లేదు. ఫలితాలను నివేదించడానికి ఒకే పట్టిక తయారు చేయడం అసాధ్యం కాకపోయినా కష్టం అవుతుంది. డేటాబేస్లు వినియోగదారులు రిపోర్టులను రూపొందించడానికి మరియు ప్రశ్నలను అమలు చేయడానికి సులభం చేయడానికి రూపొందించబడ్డాయి.
డేటా సంక్లిష్టత
డేటా స్ప్రెడ్షీట్ లేదా డేటాబేస్లో నిర్వహించాలా వద్దా అని పోల్చుకోవటానికి సులభమైన మార్గం డేటా ఎంత క్లిష్టంగా ఉంటుంది. ఇది వినియోగదారు ఇప్పటికీ నిర్దిష్టం కానప్పుడు డేటా ఎలా నిర్వహించబడిందో వివరించడానికి ఇది సహాయపడుతుంది.
స్ప్రెడ్షీట్ డేటా సులభం. ఇది సులభంగా ఒక టేబుల్ లేదా చార్టుకు జోడించబడి, సమాచారాన్ని మినహాయించకుండా ఒక ప్రెజెంటేషన్కు జోడించబడుతుంది. ఇది కొన్ని కీ సంఖ్యా విలువలను మాత్రమే అనుసరిస్తూ ఉండడం సులభం. కొన్ని వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలు మాత్రమే అవసరమైతే, డేటా స్ప్రెడ్షీట్లో ఉత్తమంగా నిల్వ చేయబడుతుంది.
డేటాబేస్లు డేటాబేస్లోని ఇతర డేటాకు కొన్ని రకాల సంబంధాలను కలిగి ఉన్న వివిధ రకాల డేటాను కలిగి ఉన్నాయి. ఉదాహరణకు, పేర్లు మరియు చిరునామాల నుండి ఆర్డర్లు మరియు విక్రయాల నుండి కంపెనీలు గణనీయమైన డేటాను తమ క్లయింట్ల మీద ఉంచాయి. ఒక స్ప్రెడ్ షీట్ లోకి వేలకొద్దీ వరుసలను క్రామ్ చేయడానికి ఒక వినియోగదారు ప్రయత్నిస్తే, అసమానత అది డేటాబేస్లోకి తరలించబడటం మంచిది.
డేటా పునరావృతం
డేటాను నవీకరించాల్సిన అవసరం వలన డేటాబేస్ తప్పనిసరిగా అవసరం లేదు. అదే డేటా నిరంతరం పునరావృతం అవుతుందా? కింది సంఘటనలు లేదా చర్యలు ఆసక్తి మరియు వ్యాపార?
డేటా పాయింట్లు మార్పు అయితే డేటా రకం అదే మరియు ఒకే సంఘటన ట్రాక్ ఉంటే, ఆ సమాచారం బహుశా ఫ్లాట్. ఒక ఉదాహరణ కాలంలో అమ్మకాల మొత్తం. సమయం మారుతుంది మరియు సంఖ్యలు మారవచ్చు, మరియు డేటా పునరావృతం కాదు.
డేటాలోని కొన్ని భాగాలు కస్టమర్ సమాచారం వంటివి అదే విధంగా ఉంటాయి, అయితే ఇతరులు మార్చినప్పుడు, ఆదేశాలు మరియు చెల్లింపుల సమయాల సంఖ్య, అసమానత చర్యలు ట్రాక్ చేయబడుతున్నాయి. ఒక డేటాబేస్ ఉపయోగించినప్పుడు ఇది. చర్యలకు వారికి అనేక భాగాలు ఉన్నాయి, మరియు వాటిని అన్ని ట్రాక్ చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్న డేటాబేస్ అవసరం.
డేటా ప్రాథమిక ప్రయోజనం
స్ప్రెడ్షీట్లు అనేక ఇతర అంశాల ట్రాకింగ్ అవసరం లేని onetime ఈవెంట్స్ బాగుంది. ఆర్కైవ్ చేయడానికి ముందు ప్రదర్శన కోసం ఒకటి లేదా రెండు పటాలు లేదా పట్టికలు అవసరమైన ప్రాజెక్టులకు, స్ప్రెడ్షీట్ వెళ్ళడానికి ఉత్తమ మార్గం. బృందం లేదా కంపెనీ ఫలితాలను లెక్కించి, శాతాలు నిర్ణయించగలిగితే, స్ప్రెడ్షీట్లు అత్యంత ఉపయోగకరమైనవి.
డాటాబేస్లు ఎక్కువసేపు జరుగుతాయి, ఇక్కడ డేటా మళ్లీ మళ్లీ ఉపయోగించుకోవచ్చు. గమనికలు మరియు వ్యాఖ్యలు అవసరమైతే, డేటాను డేటాబేస్లో తరలించాలి. వివరాలను ట్రాక్ చేయడానికి స్ప్రెడ్షీట్లు రూపొందించబడలేదు, కేవలం కొన్ని కీలక సంఖ్యా పాయింట్లు.
వినియోగదారుల సంఖ్య
స్ప్రెడ్షీట్ లేదా డాటాబేస్ను ఉపయోగించాలో అనేదానిపై నిర్ణయం తీసుకునే కారకం వినియోగదారుల సంఖ్య. ఒకవేళ చాలా మంది వినియోగదారులు డేటాను నవీకరించుటకు మరియు మార్పులను చేయాలని అనుకుంటే, ఇది స్ప్రెడ్షీట్లో చేయరాదు. స్ప్రెడ్షీట్తో సరైన కాన్ఫిగరేషన్ నియంత్రణను నిర్వహించడం చాలా కష్టం. డేటాను నవీకరించడానికి కొందరు వినియోగదారులు ఉంటే, సాధారణంగా మూడు మరియు ఆరు మధ్య, ఒక స్ప్రెడ్షీట్ తగినంతగా ఉండాలి (అయితే దానితో ముందుకు వెళ్లడానికి ముందు నియమాలను నిర్ధారించుకోండి).
ఒక ప్రాజెక్ట్ లేదా మొత్తం విభాగాలలో పాల్గొన్న వారందరూ మార్పులను మార్చుకుంటే, ఒక డేటాబేస్ మంచి ఎంపిక. ఒక కంపెనీ చిన్నది మరియు కేవలం ఒకటి లేదా ఇద్దరు వ్యక్తులను ఇప్పుడు శాఖలో ఉన్నప్పటికీ, ఎంత మంది ప్రజలు ఈ విభాగంలో అయిదు సంవత్సరాల్లో ముగుస్తుండవచ్చో, వారు అన్నింటినీ మార్పు చేయవలసి వచ్చినట్లయితే అడుగుతారు. యాక్సెస్ అవసరమైన మరింత వినియోగదారులు, ఎక్కువగా ఒక డేటాబేస్ మంచి ఎంపిక.
మీరు డేటా భద్రతను ఖాతాలోకి తీసుకోవాలి. భద్రపరచాల్సిన సున్నితమైన సమాచారం చాలా ఉంటే, డేటాబేస్ మెరుగైన భద్రతను అందిస్తాయి. తరలింపు ముందు, ఒక డేటాబేస్ సృష్టించే ముందు పరిగణించవలసిన భద్రతా సమస్యల గురించి చదువుకోండి.
మీరు ప్లంగే చేయడానికి సిద్ధంగా ఉంటే, స్ప్రెడ్ షీట్లను డేటాబేస్లను మార్చడం ద్వారా మీ ప్రయాణంలో ప్రారంభించడానికి మా కథనాన్ని చదవండి.