ఆర్గనైజ్డ్ చేయడానికి స్కానర్ను ఎలా ఉపయోగించాలి

కాగితం పత్రాలను డిజిటైజు చేయడం మీ హోమ్ ఆఫీస్ (లేదా ఆ విషయం కొరకు, మీ ఇంటికి) నిర్వహించే విషయానికి వస్తే ఎందుకు చాలా మంచి కారణాలు ఉన్నాయి. అన్నింటికీ, మీరు అదనపు కాగితాన్ని వదిలించుకోవచ్చు, ఇది సొరుగులు మరియు ఫైళ్ళలో అసత్యంగా ఉంటుంది లేదా విలువైన డెస్క్ స్థలాన్ని తీసుకుంటుంది.

డిజిటల్ ఫైల్స్ (కూడా PDF లు) ను సాధారణంగా ఆప్టికల్ అక్షర గుర్తింపు (OCR) సాఫ్ట్ వేర్ ను ఉపయోగించి ప్రింటర్తో (సెర్చ్ ఫైల్స్గా మార్చవచ్చును. HP కు ఎలా పనిచేస్తుంది అనేది చాలా చల్లని వీడియో ఉంది మరియు ఇది OCR ఎలా పని చేస్తుంది మరియు అది ఎలా పనిని సులభతరం చేయటానికి సహాయపడుతుంది మీ జీవితాన్ని సరళీకరించడం).

అంటే మీ సమాచారం ఏదైనా గదిని చేపట్టడం కాదు, అది కాగితంపై కంటే మరింత సులభం. మరియు మీరు మీ డిజిటల్ ఫైళ్ళను మీకు నచ్చినప్పటికీ - CD లేదా DVD లో, ఒక ఫ్లాష్ డ్రైవ్లో, ఆన్ లైన్ స్టోరేజ్ సౌకర్యం లో లేదా పైన ఉన్న అన్నింటిలో సేవ్ చేయవచ్చు. కాబట్టి మీరు ఏదో అవసరమైనప్పుడు, దానిపై మీ చేతులను పొందగలరని మీరు అనుకోవచ్చు.

మీరు మీ హోమ్ ఫైళ్ళను డిజిటైజ్ చేయడాన్ని ప్రారంభించినప్పుడు, మీ జీవితాన్ని సరళమైనదిగా చేసే ఒక వ్యవస్థీకృత సమితి సెట్ను సృష్టించడానికి ఇది సరైన సమయం. మీకు అవసరమైన కాగితపు వర్గాల గురించి ఆలోచించండి మరియు ప్రతి ఒక్క ఫోల్డర్ని సెటప్ చేయండి. ఒక ఫోల్డర్లో క్రెడిట్ కార్డ్ రసీదులు; మరొక కారులో కారు భీమా వ్రాతపని; ఫోన్ బిల్లులు, కిరాణా రసీదులు, గృహ మరమ్మత్తు బిల్లులు మొదలైనవి, అన్నింటికీ ప్రత్యేక ఫోల్డర్లను ఇవ్వవచ్చు. మరియు ప్రతి ఫోల్డర్ లోపల, ప్రతి సంవత్సరం (లేదా నెల) కోసం సబ్ఫోల్డర్లు సృష్టించండి. ఇది ఒక వ్యవస్థీకృత సిస్టమ్తో ప్రారంభించడం చాలా సులభం, మరియు కొత్త రసీదు స్కాన్ చేయబడిన ప్రతిసారీ సిస్టమ్ను క్రమాన్ని మార్చడానికి ప్రయత్నించడం కంటే మీరు వెళ్ళేటప్పుడు సరైన ఫైల్కి కొత్త వ్రాతపదాలను జోడించండి.

OCR సాఫ్ట్వేర్తో మీ స్కానర్ లేదా ప్రింటర్ వచ్చినట్లు నిర్ధారించుకోండి (ABBYY FineReader సాఫ్ట్వేర్ ప్యాకేజీలో అనేక ప్రింటర్లు మరియు స్కానర్లు నేను పరీక్షించాను). మీరు ఏదీ కనుగొనలేకపోతే, భయపడకండి. మీరు మీ కంప్యూటర్లో ఇప్పటికే ఉన్న కొన్ని మంచి OCR సాఫ్ట్ వేర్ ను కలిగి ఉన్న మంచి అవకాశం ఉంది, మీరు Windows ను ఉపయోగిస్తున్నంత వరకు. మీరు ఇప్పటికే కూర్చిన కూల్ OCR సాఫ్ట్వేర్ సవరించగలిగేలా పత్రాలను సృష్టించడానికి మీ స్కానర్తో పాటు ఆ సాఫ్ట్వేర్ను గుర్తించడం మరియు ఉపయోగించడం ద్వారా మీకు మార్గనిర్దేశం చేస్తుంది.

అయితే, ఇది మరొక ముఖ్యమైన అంశాన్ని తీసుకువస్తుంది: మీరు ఈ పనిని చేయాలనుకుంటే కనీసం పత్రం స్కానర్ను కలిగి ఉండాలి. ఇది ఖరీదైన లేదా ఫాన్సీ అవసరం లేదు. మీకు ఒకటి లేనట్లయితే, ఇప్పుడు ఒక మంచి సమయం కావాలి; కొన్ని ఉత్తమ కొనుగోలు కోసం ఫోటో స్కానర్లు మరియు డాక్యుమెంట్ స్కానర్ల యొక్క ఈ సమీక్షలతో ప్రారంభించండి. మీకు ప్రత్యేక స్కానర్ లేకపోతే, చవకైన ఆల్ ఇన్ వన్ ప్రింటర్ ఉద్యోగం ఖచ్చితంగా పని చేస్తుంది.

ఇక్కడ హార్డ్ భాగం. సిస్టమ్ సెట్ అప్ పొందడం చాలా గమ్మత్తైన కాదు; కూడా మీ వ్రాతపని స్కానింగ్ చాలా కఠినమైన ఉండదు. మీరు కొత్త రశీదులు లేదా కాగితపు పనిని ప్రతిసారీ స్వయంచాలకంగా చేస్తారనేది కష్టంగా ఉంది. లేకపోతే, పత్రాలు మళ్ళీ పైల్ ప్రారంభమవుతుంది, మరియు మీరు మీ సమయం వృధా చేసిన అయితే మీరు అనుభూతి ఉంటుంది. కాబట్టి అది కర్ర!